Finance & Office Coordinator

Pembrokeshire Coastal Forum

Pembroke Dock, Wales, with some home working
£25,000 - £27,000 pa pro rata (depending on experience)

Paid • Full or Part Time • Permanent

www.pembrokeshirecoastalforum.org.uk

Sectors: marine conservation, sustainability

Closing date: Monday, 11th July 2022  


Do you want to join us in creating sustainable coasts and oceans for future generations?

Pembrokeshire Coastal Forum offers a dynamic and exciting work environment at an expanding and evolving company. We’re a small but highly capable and flexible team committed to the three pillars of coastal sustainability – the environment, community and the economy. We work hard to develop a healthy, resilient and prosperous society living in harmony with the natural world.

As a member, you will be surrounded by supportive colleagues with a positive ‘can do’ attitude.

Established in 2000, Pembrokeshire Coastal Forum (PCF) is a multi-award-winning Community Interest Company that works to enhance the coast and marine environments for current and future generations. As a coastal partnership PCF has developed a range of collaborative projects, often viewed as national best practice covering sustainable recreation, education, stakeholder engagement and marine energy.

At PCF we inspire, collaborate and deliver solutions for sustainable coastal communities through a collaborative portfolio of work. You will be also be responsible for implementing/ supporting communications plans to increase awareness and recognition for wider PCF work.

To support our growing team, we are looking for a pro-active Finance & Office Coordinator to become an integral part of the team, supporting sustainable communities.

This is an ideal opportunity for an experienced administrator or a graduate with administration experience looking to develop a career in the marine sector.

Job purpose

To be responsible for the daily coordination of the PCF office supporting the Finance Director, MD and wider team.

Principal responsibilities

Working closely with the PCF team. Tasks to include the following:

Financial Coordination

  • Support the Finance director by entering, maintaining and analysing data on financial systems including payroll; purchase ledger and accounts.
  • Assisting in preparation of budgets and financial reports for funders and the PCF Board.

General Coordination

  • Professionally compile information into an agreed format for publication e.g. leaflets; marketing material; reports etc.
  • Support the organisation and recording of internal and external group meetings; (minute taking) events; workshops; seminars; conferences etc including booking venues and caterers; organise attendee booking and follow up events.
  • Support the communications team where required.
  • Support maintaining and updating electronic systems e.g mailing database and website.
  • Coordination of membership of stakeholder groups which PCF / MEW facilitate.
  • Work with Finance Director to ensure policies and procedures are up to date and consistently implemented.
  • Work with the PCF team to coordinate tenders; grant funding claims etc.

Office Coordination

  • Respond to general enquiries from members of the Forum and general public.
  • Deal with the general coordination daily tasks e.g. mail, filing; printing; updating corporate information; office supplies.
  • Support management of our Marine Hub office.
  • Represent PCF at exhibitions and trade events.
  • Other duties of a similar level as required.

At PCF we inspire, collaborate and deliver solutions for sustainable coastal communities through a collaborative portfolio of work. Our values mean everything and we expect them to be important to you:

  • Sustainability – we only work on projects that contribute to our vision. For us this means a healthy and resilient community with a thriving coastal economy, living in harmony with natural resources.
  • Collaboration – we recognise stakeholder engagement and working in partnership are critical to success. Everything we do is achieved with others.
  • Passion – we are passionate about making a difference; to the sustainability of coasts, oceans and communities.
  • Flexibility – we provide flexibility for our customers and our team and to adapt to the challenges and opportunities facing our coasts.
  • Reliability – we have been achieving results with our partners since 2000, consistently delivering positive impact and sharing best practice, often from projects originated in Pembrokeshire

Interested? Well, here’s a little more about us….

This is an excellent opportunity to be part of an exciting, innovative Community Interest Company based in the UK’s only coastal National Park.

Bring along your ideas and innovations, help deliver award winning outcomes, and make a genuine change to local and wider society. With benefits including healthcare, highly competitive pension, flexible working policy and a fresh forward-thinking business ethos, we pride ourselves on being an attractive and a fair play Chwarae Teg employer.

Application deadline: Monday 11th July 12 noon

Start date: ASAP

Currently home working.


Ydych chi am ymuno â ni i greu arfordiroedd a chefnforoedd cynaliadwy ar gyfer cenedlaethau’r dyfodol?

Mae Fforwm Arfordir Sir Benfro (PCF) yn cynnig amgylchedd gwaith deinamig a chyffrous mewn cwmni sy’n ehangu ac yn esblygu. Rydyn ni’n dîm bach ond hynod alluog a hyblyg sy’n ymroddedig i’r tri philer cynaliadwyedd arfordirol – yr amgylchedd, y gymuned a’r economi. Rydym yn gweithio’n galed i ddatblygu cymdeithas iach, gwydn a ffyniannus sy’n byw mewn cytgord â byd natur.

Fel aelod, cewch eich amgylchynu gan gydweithwyr cefnogol gydag agwedd gadarnhaol ‘gallu gwneud’.

Wedi’i sefydlu yn 2000, mae Fforwm Arfordir Sir Benfro (PCF) yn Gwmni Buddiannau Cymunedol sydd wedi ennill sawl gwobr ac sy’n gweithio i wella’r arfordir a’r amgylchedd morol ar gyfer cenedlaethau’r presennol a’r dyfodol. Fel partneriaeth arfordirol mae PCF wedi datblygu amrywiaeth o brosiectau cydweithredol, a ystyrir yn aml fel arfer gorau cenedlaethol sy’n cwmpasu hamdden cynaliadwy, addysg, ymgysylltu â rhanddeiliaid ac ynni’r môr.

Yn PCF rydym yn ysbrydoli, yn cydweithio ac yn darparu atebion ar gyfer cymunedau arfordirol cynaliadwy trwy bortffolio o waith cydweithredol. Byddwch hefyd yn gyfrifol am weithredu/cefnogi cynlluniau cyfathrebu i gynyddu ymwybyddiaeth a chydnabyddiaeth ar gyfer gwaith ehangach PCF.

I gefnogi ein tîm cynyddol, rydym yn chwilio am Gydlynydd Cyllid a Swyddfa rhagweithiol i ddod yn rhan annatod o'r tîm, gan gefnogi cymunedau cynaliadwy.

Mae hwn yn gyfle delfrydol i weinyddwr profiadol neu raddedig gyda phrofiad gweinyddol sydd am ddatblygu gyrfa yn y sector morol.

Diben y Swydd

Bod yn gyfrifol am gydgysylltu swyddfa PCF o ddydd i ddydd gan gefnogi'r Cyfarwyddwr Cyllid, y Rheolwr Gyfarwyddwr a'r tîm ehangach.

Prif Gyfrifoldebau

Gweithio'n agos gyda thîm PCF. Tasgau i gynnwys y canlynol:

Cydlynu Ariannol

  • Cefnogi'r Cyfarwyddwr Cyllid trwy fewnbynnu, cynnal a dadansoddi data ar systemau ariannol gan gynnwys y gyflogres; llyfr prynu a chyfrifon.
  • Cynorthwyo i baratoi cyllidebau ac adroddiadau ariannol ar gyfer cyllidwyr a Bwrdd PCF.

Cydlynu Cyffredinol

  • Casglu gwybodaeth yn broffesiynol i fformat y cytunwyd arno i’w gyhoeddi e.e. taflenni; deunydd marchnata; adroddiadau ac ati
  • Cefnogi'r gwaith o drefnu a chofnodi cyfarfodydd grŵp mewnol ac allanol; digwyddiadau (cymryd cofnodion); gweithdai; seminarau; cynadleddau ac ati gan gynnwys archebu lleoliadau ac arlwywyr; trefnu archebu mynychwyr a digwyddiadau dilynol
  • Cefnogi'r tîm cyfathrebu lle bo angen
  • Cefnogi cynnal a diweddaru systemau electronig e.e. cronfa ddata postio a gwefan
  • Cydlynu aelodaeth grwpiau rhanddeiliaid y mae PCF/MEW yn eu hwyluso
  • Gweithio gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid i sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau'n gyfredol ac yn cael eu gweithredu'n gyson
  • Gweithio gyda thîm PCF i gydlynu tendrau; hawliadau cyllid grant ac ati

Cydlynu’r Swyddfa

  • Ymateb i ymholiadau cyffredinol gan aelodau'r Fforwm a'r cyhoedd
  • Delio â’r tasgau dyddiol cydlynu cyffredinol e.e. post, ffeilio; argraffu; diweddaru gwybodaeth gorfforaethol; cyflenwadau swyddfa
  • Cefnogi rheolaeth ein swyddfa Canolfan Forol
  • Cynrychioli PCF mewn arddangosfeydd a digwyddiadau masnach
  • Dyletswyddau eraill o lefel debyg yn ôl y gofyn

Yn PCF rydym yn ysbrydoli, yn cydweithio ac yn darparu atebion ar gyfer cymunedau arfordirol cynaliadwy trwy bortffolio o waith cydweithredol. Mae ein gwerthoedd yn golygu popeth i ni a disgwyliwn iddynt fod yn bwysig i chi:

  • Cynaliadwyedd – dim ond ar brosiectau sy’n cyfrannu at ein gweledigaeth yr ydym yn gweithio. I ni, mae hyn yn golygu cymuned iach a gwydn gydag economi arfordirol ffyniannus, sy’n byw mewn cytgord â chyfoeth naturiol.
  • Cydweithio – rydym yn cydnabod bod ymgysylltu â rhanddeiliaid a gweithio mewn partneriaeth yn hanfodol i lwyddiant. Mae popeth a wnawn yn cael ei gyflawni gydag eraill.
  • Angerdd – rydym yn frwd dros wneud gwahaniaeth; i gynaliadwyedd arfordiroedd, cefnforoedd a chymunedau.
  • Hyblygrwydd – rydym yn darparu hyblygrwydd i’n cwsmeriaid a’n tîm ac i addasu i’r heriau a’r cyfleoedd sy’n wynebu ein harfordiroedd.
  • Dibynadwyedd – rydym wedi bod yn cyflawni canlyniadau gyda’n partneriaid ers 2000, gan gyflawni effaith gadarnhaol yn gyson a rhannu arfer gorau, yn aml o brosiectau a ddechreuwyd yn Sir Benfro

O ddiddordeb? Wel, dyma ychydig mwy amdanom ni …

Mae hwn yn gyfle gwych i fod yn rhan o Gwmni Buddiannau Cymunedol cyffrous ac arloesol sydd wedi’i leoli yn unig Barc Cenedlaethol arfordirol y DU.

Dewch â’ch syniadau a’ch arloesiadau gyda chi, helpwch i gyflawni canlyniadau sydd wedi ennill gwobrau, a gwnewch newid gwirioneddol i gymdeithas leol ac ehangach. Gyda buddion yn cynnwys gofal iechyd, pensiwn hynod gystadleuol, polisi gweithio hyblyg ac ethos busnes blaengar, newydd, rydym yn ymfalchïo mewn bod yn gyflogwr Chwarae Teg deniadol.

Dyddiad Cau Ceisiadau: Dydd Llun 11eg Gorffennaf 12 canol dydd

Dyddiad Dechrau: Cyn Gynted â Phosibl

Gweithio gartref ar hyn o bryd.


Find out more & apply